在北京大学，一个平均每年接待5位国家元首（至今已接 待过25位）的会议场合应该是什么样子的呢？从建筑外观上 看，它显得平实；从内部装潢上看，它虽然有一个富丽堂皇的 阳光大厅，但整体而言并不算奢华。然而，就是这样一个地方， 却因承办各类具有相当影响力的高级会议而在北大校内外拥 有极高的曝光率，它就是“英杰交流中心”———简称“英杰”。大 家熟知的是“英杰”这栋建筑，不了解的却是“英杰”背后的团 队———“对外交流中心”。作为北大会议中心的一个下属机构，“对外交流中心”仅以10人的核心团队，在“英杰”运转起高规 格、高密度的会议承办，这不得不说是一件了不起的事。这支 团队，才是“英杰”背后的“英杰”。

为学者铺路搭桥的“英杰”

　　北京大长助理兼北京大学国际合作部部长李岩松曾 如此称赞对外交流中心（下称中心）：“把工作交给他们，我们 就放心了。”北京大学前常务副校长迟惠生也有同样的评价， 说它“是领导比较放心的单位”。

　　中心时常获得这样的赞美，与他们体贴完备的服务体系 有关。与一般的会议公司不同，中心不仅提供会场租赁服务， 更是根据主办方要求提供“一站式”会议承办服务。所谓“一站 式”服务，是指会议主办方把整个会议的组织协调工作交给中 心负责，中心为教授学者们的学术交流活动铺路搭桥。这条工 作方针被员工们形象地称之为“我搭台，您唱戏”。

　　作为国际电化学界的盛事，“国际电化学大会”以往历届 的主办国基本上是欧美等发达国家。北大化学与分子工程学 院刘忠范教授一直希望北大能够成为“国际电化学大会”的承 办者，然而参会人数多、且来自世界30多个国家，会议规模大、会议经费高，这些难题 一直困扰着他。后来刘忠范教授希望能由中心来组织承办这次会议。中心经过精心 筹划和准备，于2009年8月协助化学与分子工程成功举办了这场国际电化学盛 会。会议参会人数跨越1200人，其中国际代表近800人，更是邀请了5位包括诺贝尔获 得者在内的顶尖电化学家作大会邀请报告。参会人员的联系工作都由中心全权代 理。这次成功合作之后，刘忠范教授将化学与分子工程来年的若干会议都推荐 给中心负责。

　　曾与中心有过合作的北大数学科学胡德焜 老师也曾感叹：“以前我自己组 织会议，整整一年时间没能搞自己的研究。今年我把会议组织工作交给对外交流中 心后，我只需要按期听取中心的进度报告就可以了。结果会议举办得非常顺利，得到 大家的认可，我的科研授课也圆满完成。”

　　“专业不敢说，但至少我们敬业。”对于客人的赞美，陈振亚主任感到欣慰的同 时并不固步自封，他总是强调：“我们是做幕后工作的，我们的演员没吃上饭，责任就 是我们的。”中心不仅用完美的组织工作支持学者办会，甚至在资金上给予学者扶 持。

　　北大生命科学的顾孝诚教授怀揣着一个被她自己笑称为“奢望”的梦想：把 一大批20年前从北大出国留学、现为世界顶级生物学者请回来，为祖国做点贡献的 同时与北大建立一些联系。但是，当时她手里只有前校长许智宏帮她筹到的5万元， 而这个会议的预算是42万。于是她找到了陈振亚：“小陈，我需要你们的支持。”

　　无疑，如果把这个会议应下来，中心将要承担很大的风险。但陈振亚被顾老师的 一腔赤诚感动了，决定接下这个会议。会议取得巨大成功，会后顾老师也找到50万元 的赞助费。她对陈振亚说：“小陈，这些全给中心了。”

　　15年来，中心组织承办了300多场会议，规模大至千余人，小到几十人。对于中心 来说，像这样甘愿承担经费不足的风险坚持举办会议的情况不胜枚举。而像顾老师 那样出于对中心的信任和感激，将筹措到的多余经费无偿送给中心者亦不乏其人。 作为一家独立核算、自负盈亏的实体单位，中心却时常干“赔钱的活”，秉承“社会效 益大于经济效益”的理念，以富有责任心的态度赢得了主办方的赞许，成为为学者铺 路搭桥的“英杰”。

个个能啃硬骨头的“英杰”

　　“一站式”服务解决了精于学术、疏于会议组织工作的学者们的烦恼。但每逢大 型会议的举办，中心员工的工作量是惊人的。目前，其核心团队包括主任、副主任及 办公室职员在内，总共才10人，其中编制仅3人，加上服务班、保洁、保安等服务 人员22人，他们的团队的确离庞大还很远。那么，有限的人力资源是如何应对如此巨 大的工作量呢？

　　“我们的员工都是以一当十，个个能啃硬骨头。”陈振亚说。仅以2006年3月举办 的第十五届“世界大学生模拟联合国大会”为例，每天职员仅电子邮件就“需要回复 100封以上”。

　　这次“世模大会”可谓北大历史上规模最大的会议之一，共有来自37个国家和地 区162所大学的1458名代表注册并参加，其中1089名代表来自欧美国家，约占75% 。中 心的电子邮箱每天都被代表们各式各样的咨询邮件塞满，如“我的电脑能不能带过 来用？”“我被安排在哪个会场以什么形式发言？会场有多少人？”等等。对于工作人 员来说，回复问题一方面需要有游刃有余的英语能力，另一方面需要有独当一面的 解决问题的能力。中心有三位具有专业八级英语水平的工作人员，回复邮件的时候 还是慎之又慎。既讲究措辞准确，又注意安排得当，还不忘在回复之后做记录，避免 承诺无法兑现导致客人陷入麻烦。

　　诸如回复邮件这类繁复、琐碎、细致的工作，中心员工无 一不以高度敬业的精神投入。仅靠着7名职员，中心完成了安 排1600余名与会者的住宿、餐饮，以及组织每晚大型活动的艰 巨任务。通过1000余封与哈佛校方交流的邮件，近1000车次班 车有条不紊的发送，40台供代表上网电脑的维护，保证了19个 分会场5天会议的正常运转。7名工作人员的工作涉及到会议 的方方面面，所有细节，甚至连洗手间的卫生纸准备都在会前 作了预案。会前无数次筹备会的讨论、近2个月没有休息日的 工作，以及会议5天期间总共睡眠20小时的付出，中心员工用 如此高强度的工作换回了正式会议期间没有出现突发事件的 圆满结果。

　　令陈振亚为之骄傲的首先是中心员工的高素质，这里人 人都会英语，三个通过专业八级并且基本毕业于名牌大学。但 最令他感动的还是员工抗压的毅力。因为他们不是专业导游， 但国际会议的接待要求他们在工作之余还要抽空看导游书和 旅游英语书，以防在客人有需求的时候无法给予解答与帮助。 高负荷的工作，使凌晨的工作例会上经常出现员工突然倒头 睡着的情景，但是，如果需要用读书来充电的话，员工即使“用 火柴棍把眼皮支着也要把导游书看一遍”。

人情味十足的“英杰”

　　能办成大事的团队，必定是一个有着高度凝聚力的团队。 中心的团队成员十分默契，在持久的磨合中，形成遇到大会自 然分工的局面。所有会议在运转的过程中，最初两个月只需项 目主管一人控制，到了会议开始前两三天，全部的核心骨干， 包括综合办、会计、会场部都会主动跟进。这是团队以精干的人员达成高效率工作的 “杀手锏”。

　　合心力来源于平等融洽的工作氛围。“他们说，我把他们往死里用。”陈振亚笑 言，“事实上他们从来不需要我督促做什么”。作为中心主任，陈振亚并不是不体谅员 工，只因为他是一个在工作上追求完美的人，对他人要求严格，对自己亦然。他信奉 “要做就做到最好”。

　　在陈振亚心目中，中心应该像一个温暖的大家庭。在工作以外，大家都是非常平 等的，可以开任何玩笑、互诉衷肠。“文化小廊道”就是陈振亚和他的同事打造大家庭 氛围的一个创意。英杰大楼二层有一处闲置的走廊，他们把这段走廊装扮成一个虽 不大但颇具异国情调的空间，成为员工开会、感情交流、休闲娱乐的温馨场合。打开 置于廊道里的冰箱，牛奶、水果、饮料等食品从不短缺。陈振亚说：“在三五天持续上 班的情况下睡不好没办法，但至少要他们吃好。女孩子在累透了以后连饭也吃不下， 那我们就给他们准备水果、酸奶。”

员工们也给陈振亚制造惊喜。这是一个平常的加班夜里，劳累一天的陈振亚胃 病发作了，但他仍然坚守在现场，盯着正在紧急赶制的背景板———第二天会场将要 举办“中俄高等教育会议”。就在墙上的指针接近零点的时候，同事们悄悄把一个放 着生日蛋糕的小车推到他的身后，所有人放下了手中的工作齐声唱起了生日歌。连 俄罗斯客人也随着歌声聚集过来，送上微笑和祝福。氛围被烛光点染得充满温情，陈 振亚感到幸福，虽然他甚至没有时间去吃蛋糕。员工们也借着这个特别的插曲得到 了短暂的释放，忙碌的工作仍要继续，但对于对外交流中心这个奋进向上的团队而 言，新的一天会有更美的风景。 （覃柳笛 姚桐）